Privacy policy

Version 1.1 vom 01.07.2021

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Chat-Servers Zulip des Informatik Rechnerbetriebes (IRB) der Universität Paderborn. Mit der Datenschutzerklärung kommt die Universität Paderborn ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nach. Hinsichtlich der im Folgenden verwendeten Begriffe, bspw. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der DSGVO verwiesen.

Namen und Kontaktdaten

Verantwortlich für Zulip ist die Universität Paderborn, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Präsidentin Prof. Dr. Birgitt Riegraf vertreten.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Universität Paderborn
Warburger Str. 100
33098 Paderborn
Tel.: 05251 / 60 – 3318
http://www.uni-paderborn.de

Betreiber von Zulip

Universität Paderborn
Informatik Rechnerbetrieb (IRB)
Leitung: Tobias Schultz-Friese

E-Mail: irb@uni-paderborn.de
Tel.: 05251 / 60 – 5544
http://www.cs.uni-paderborn.de/IRB

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Die behördliche Datenschutzbeauftragte der Universität Paderborn erreichen Sie postalisch unter der oben angegebenen Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:

E-Mail: datenschutz@uni-paderborn.de
Tel.: 05251 / 60 – 4444
http://www.uni-paderborn.de/datenschutz/

Art und Umfang der Datenverarbeitung

Chatserver-Daten

Für alle teilnehmenden Personen werden die folgenden Daten verarbeitet:

Angaben zur Nutzerin / zum Nutzer:

  • Name
  • IMT-Benutzerkennung
  • E-Mailadresse

Chat-Daten:

  • Uploads
  • Chat-Texte

Persönliche Einstellungen

  • Sprachauswahl
  • Anzeige-Einstellungen
  • Zeiteinstellungen
  • Emoji-Auswahl
  • Benachrichtigungseinstellungen
  • Alarmierungs-Stichwörter

Log-Daten

Beim Aufruf einer Webseite übermittelt Ihr Browser an den Server grundsätzlich Daten Ihres abrufenden Geräts, bspw. die IP-Adresse, an die die Webseite zurückgeschickt werden soll. Folgende Daten werden von der Universität Paderborn in gesicherten Log-Dateien gespeichert:

  • abgerufene Webseite/-adresse
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • IP-Adresse der Nutzerin / des Nutzers
  • HTTP-Statuscode
  • abgerufene Datenmenge
  • Browsertyp und-version / verwendetes Betriebssystem der Nutzerin / des Nutzers

Zusätzlich werden die Anmeldung am System sowie das Auftreten von Fehlern gespeichert. Die Erhebung und Nutzung dieser sogenannten Log-Daten erfolgt lediglich zum Zweck des technischen Betriebs, des Aufspüren von Fehlern und deren Beseitigung sowie der anonymisierten Auswertung zu statistischen Zwecken. Die Daten werden nicht in Verbindung mit Namen oder E-Mail-Adresse ausgewertet. Ein Abgleich mit anderen Datenbeständen oder eine Weitergabe an Dritte erfolgen nicht.

Cookies

Cookies sind Dateien, die von dem Anbieter einer Webseite im Verzeichnis des Browserprogramms auf dem Rechner der Nutzerin / des Nutzers abgelegt werden können. Diese Dateien enthalten Textinformationen und können bei einem erneuten Seitenaufruf vom Anbieter wieder gelesen werden. Der Anbieter kann diese Cookies bspw. dazu nutzen, Seiten immer in der von der Nutzerin / dem Nutzer gewählten Sprache auszuliefern. Cookies können mit einer Verfallszeit versehen werden. So werden bspw. Cookies, die nur in einer Sitzung verwendet werden oder deren Verfallszeit abgelaufen ist, beim Beenden des Browsers automatisch gelöscht. Das Speichern von Cookies können Sie in den Einstellungen des Browsers ausschalten, allerdings lassen sich die über die Cookies gesteuerten Funktionen dann nicht mehr nutzen. Sie können die im Browser gespeicherten Cookies einsehen und jederzeit auch einzelne Cookies löschen. Zulip verwendet die Cookies „chat.cs.uni-paderborn.de“ lediglich zur Sitzungsverwaltung.

Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten dient dazu, Chat-Kanäle einzurichten und zu nutzen. Zulip wird im Rahmen der Aufgabenerfüllung des IRB zur Unterstützung von Forschung, Lehre und Verwaltung durch geeignete Informations- und Kommunikationstechnologien betrieben. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e., Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Datenschutzgesetz NRW in Verbindung mit § 3 Hochschulgesetz NRW. Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung von Zulip Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Zulip für die Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Zulip zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die Universität Paderborn unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Die Universität Paderborn erhebt und verarbeitet die für den technischen Betrieb erforderlichen Log- Daten bzw. die anonymisierten Analysedaten zur Wahrung der technischen Sicherheit bzw. der Verbesserung der Systeme im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Universität gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e., Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Datenschutzgesetz NRW in Verbindung mit § 3 Hochschulgesetz NRW. Die technisch erhobenen personenbezogenen Daten sind für die Auslieferung von Webseiten und für den sicheren Betrieb sowie die Optimierung der Webserver erforderlich und werden nur für die jeweils genannten Zwecke genutzt.

Datenübermittlungen

Die Chat-Daten werden unter den teilnehmenden Personen verteilt.

Falls eine teilnehmende Person explizit mobile Push Benachrichtungen aktiviert, so werden enstsprechende eingehende Chat-Daten über einen Web Service von Kandra Labs weitergeleitet. Kandra Labs ist dabei das Unternehmen, welches Zulip als Projekt initiiert hat und wesentlich mitentwickelt. Ziel der Weiterleitung sind die Push Benachrichtungssysteme von Google und Apple, damit die teilnehmenden Personen auf ihren mobilen Geräten entsprechende Benachrichtigungen erhalten können. Der Weiterleitungsservice von Kandra Labs speichert dabei lediglich die zur Weiterleitung technisch notwendigen Informationen in Form von UserIDs und Geräte-Tokens. Weiterhin erhält der Service Daten über den Inhalt der entsprechenden Nachricht. Diese Inhaltsdaten werden durch den Service nicht gespeichert. Die entsprechenden Daten werden durch den Service von Kandra Labs an die Push Benachrichtigungssysteme von Apple und Google weitergereicht. Die technischen Details werden von Zulip hier dokumentiert.

Darüberhinausgehende personenbezogene Daten, die im Rahmen der Nutzung von Zulip verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte. Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Es werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums und assoziierter Länder übermittelt (kein „Drittlandtransfer“). Sofern dies erforderlich sein sollte, werden Daten in Drittländern ausschließlich unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO verarbeitet. In solchen Fällen informieren wir Sie gesondert.

Löschung

Chat-Daten bleiben bis zur manuellen Löschung des Chats durch den verwaltenden User erhalten. Nutzer-Einstellungen bleiben nach dem Anlegen bis zum Erlöschen des assoziierten IMT-Accounts gespeichert.

Log-Daten werden für eine Dauer von längstens 7 Tagen gespeichert und dann gelöscht. Log-Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen, soweit diese für die Verarbeitung zutreffen:

  • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO);
  • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
  • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO;
  • das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
  • das Recht auf Datenübertragung nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO;
  • das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO;
  • das Recht auf Widerruf der Einwilligungserklärung (Art. 21 DSGVO).

Findet die Verarbeitung auf Rechtsgrundlage einer Einwilligung statt, kann diese jederzeit widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen

Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Gültigkeit dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärungen abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetzte bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Bitte beachten Sie daher die aktuelle Versionsnummer der Datenschutzerklärung.